Een website voor een stichting moet er natuurlijk goed uitzien. Maar bij veel stichtingen komt er nét iets meer bij kijken dan een mooie homepage, een verhaal over de organisatie en een contactformulier.
Zeker wanneer een stichting een ANBI-status heeft.
Een Algemeen Nut Beogende Instelling heeft namelijk een publicatieplicht. Bepaalde informatie over de organisatie, het bestuur, het beleid en de financiën moet openbaar toegankelijk zijn op internet.
Een eigen website is daarvoor niet per se verplicht. Maar als je die website dan toch hebt, kun je hem maar beter meteen goed inzetten, want voldoen aan de regeltjes is wat ons betreft pas het begin.
Een stichting wil ook iets bereiken. Donateurs betrekken. Vrijwilligers vinden. Aanvragen ontvangen. Activiteiten onder de aandacht brengen. Sponsoren informeren. Of puur duidelijk maken waar de organisatie voor staat en wat er met middelen gebeurt.
Wat moet een ANBI online publiceren?
Een stichting met een ANBI-status is verplicht om een aantal gegevens openbaar te maken. Volgens de Belastingdienst gaat het onder andere om:
- de statutaire naam van de instelling en, als die daarvan afwijkt, de naam waaronder de stichting bij het publiek bekend is;
- het RSIN of fiscaal nummer;
- contactgegevens;
- een duidelijke omschrijving van de doelstelling;
- de hoofdlijnen van het actuele beleidsplan;
- de namen en functies van de bestuurders;
- het beloningsbeleid;
- een actueel verslag van de uitgevoerde activiteiten;
- een financiële verantwoording.
Die financiële verantwoording bestaat normaal gesproken uit een balans, een overzicht van baten en lasten en een toelichting. Voor bepaalde typen ANBI’s kunnen afwijkende regels gelden.
Ook hoeft het volledige beleidsplan niet per se online te staan. De hoofdlijnen moeten in ieder geval worden gepubliceerd. In de praktijk kan het wel verstandig zijn om het volledige beleidsplan beschikbaar te maken. Je laat daarmee uitgebreider zien waar de stichting voor staat en hoe zij haar doelen wil bereiken.
De actuele eisen zijn altijd terug te vinden bij de Belastingdienst.
Maak van ANBI-informatie geen zoekplaatje.
Een eigen website is voor de publicatieplicht dus niet strikt verplicht. De informatie kan bijvoorbeeld ook via een gezamenlijke website of een brancheorganisatie gepubliceerd worden.
De gegevens moeten wel eenvoudig online vindbaar zijn.
Heeft een stichting een eigen website? Dan raden wij aan om de ANBI-informatie een duidelijke, vaste plek te geven. Bij voorkeur met een eigen, vaste URL, bijvoorbeeld jouwstichting.nl/anbi. Dat is duidelijk voor bezoekers, eenvoudig om naar te verwijzen en het voorkomt dat belangrijke documenten ergens diep in een website verstopt raken.
Want niemand heeft iets aan een beleidsplan dat ergens drie menu’s diep verstopt zit achter een link tussen oude nieuwsberichten.
Door de informatie logisch bij elkaar te zetten, weten niet alleen toezichthouders waar ze moeten zijn. Ook donateurs, subsidieverstrekkers, sponsoren en andere geïnteresseerden kunnen eenvoudig zien hoe de stichting georganiseerd is en wat er met middelen gebeurt.
Dat draagt bij aan transparantie en wekt vertrouwen.
Voor grotere ANBI’s gelden aanvullende eisen
Voor zogenaamde grote ANBI’s geldt dat zij voor hun publicatie gebruik moeten maken van een standaardformulier.
Daaronder vallen fondsenwervende instellingen met meer dan € 50.000 aan totale baten per jaar en niet-fondsenwervende ANBI’s met meer dan € 100.000 aan totale lasten.
Het standaardformulier moet jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar worden gepubliceerd. Loopt het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan betekent dit dus vóór 1 juli van het daaropvolgende jaar.
Ook daar houden we bij de inrichting van een website rekening mee.
Documenten moeten niet alleen geplaatst kunnen worden, maar ook eenvoudig vervangen en bijgewerkt kunnen worden. Want een website die alleen door een webdeveloper bijgewerkt kan worden is wat ons betreft niet heel praktisch.
ANBI-website in het kort
Bij een stichting met ANBI-status controleren we in ieder geval of bezoekers eenvoudig kunnen vinden:
- de naam en eventuele publieksnaam;
- het RSIN of fiscaal nummer;
- contactgegevens;
- de doelstelling;
- de hoofdlijnen van het beleidsplan;
- het bestuur en de functies;
- het beloningsbeleid;
- een actueel activiteitenverslag;
- de financiële verantwoording;
- indien van toepassing: het verplichte standaardformulier.
Maar daarnaast kijken we ook verder.
Zijn de documenten actueel? Is de informatie logisch te vinden? Werkt de website goed op mobiel? Zijn formulieren goed ingericht en beveiligd? En is duidelijk wie ervoor zorgt dat de informatie volgend jaar ook nog klopt?
Dat laatste wordt nog weleens vergeten.
Maar een goede stichtingswebsite doet veel meer
Alleen een pagina met verplichte ANBI-informatie maakt natuurlijk nog geen goede website.
Een stichting heeft meestal een ander doel met haar website dan een regulier commercieel bedrijf. Misschien wil je donateurs bereiken, vrijwilligers werven, aanvragen ontvangen, activiteiten onder de aandacht brengen of juist duidelijk uitleggen voor wie de stichting er is.
Daarom beginnen we bij creaza niet met de vraag hoe een website eruit moet zien, maar vooral met de vraag:
Wat moet iemand op deze website kunnen vinden of doen?
Dat bepaalt uiteindelijk de structuur.
Voor de ene stichting ligt de nadruk op informeren en transparantie. Voor een andere organisatie moet een bezoeker eenvoudig een aanvraag kunnen indienen. En weer een andere stichting heeft vooral behoefte aan mogelijkheden om te doneren, sponsor te worden of zich als vrijwilliger aan te melden.
De techniek volgt wat ons betreft pas daarna.
Van papieren aanvraag naar digitaal proces
Voor Stichting het Middelhovenfonds ontwikkelden we bijvoorbeeld een volledig nieuwe website.
Het fonds ondersteunt inwoners van Dieren, Laag-Soeren en Spankeren die als gevolg van ziekte of een ongeval bepaalde noodzakelijke kosten niet zelf kunnen dragen.
Naast informatie over de stichting, het bestuur en de ANBI-status speelde daar nog iets anders: het aanvragen van financiële ondersteuning.
En precies daar wordt een website interessant.
Want waarom zou je een bestaand papieren of handmatig proces één-op-één naast een nieuwe website laten bestaan als het ook slimmer kan? Het bestaande aanvraagproces hebben we daarom meteen meegenomen in het websiteproject. Aanvragers kunnen via de website hun gegevens invullen en de benodigde documenten digitaal meesturen.
Daarmee werd de website niet alleen een communicatiemiddel, maar ook onderdeel van het werkproces van de stichting. Dat scheelt handelingen voor de organisatie en maakt het voor een aanvrager makkelijker om een aanvraag compleet aan te leveren.
Doneren, sponsoren en verantwoording op één website
Een ander voorbeeld is Stichting Rouwen & Vieren Apeldoorn, een culturele ANBI.
Daar speelt de website een heel andere rol.
De stichting organiseert de Rouwen & Vieren Kas in Apeldoorn en is voor de realisatie daarvan mede afhankelijk van sponsoren, donateurs en vrijwilligers.
Op de website komen daarom verschillende functies samen. Bezoekers kunnen informatie vinden over het initiatief, zich aanmelden als vrijwilliger, sponsor worden of direct een donatie doen.
Tegelijkertijd is er ruimte voor de openbare ANBI-informatie, het beleidsplan, jaarverslagen en financiële stukken.
En juist die combinatie is interessant.
De ANBI-pagina hoeft geen verplicht hoekje onderaan de website te zijn. De informatie kan onderdeel worden van een groter verhaal over wat de stichting doet, hoe zij georganiseerd is en waar middelen terechtkomen.
Kortom: transparantie niet als verplicht nummer, maar als onderdeel van de uitstraling van de organisatie.
Vergeet privacy en beveiliging niet
Stichtingen verwerken via hun website soms behoorlijk wat persoonsgegevens.
Denk aan gegevens van vrijwilligers en donateurs, maar ook aan informatie van mensen die een aanvraag indienen.
Zeker wanneer bijlagen medische, financiële of andere gevoelige informatie kunnen bevatten, is alleen een SSL-certificaat niet voldoende. Ook de opslag en verwerking achter het formulier moeten goed zijn ingericht.
Een privacyverklaring, beveiligde verbinding en zorgvuldig opgezet formulier zijn daarom geen zaken die we vlak voor oplevering nog even toevoegen.
Ze horen bij de opzet van de website.
Zelf actualiseren of laten beheren?
Een ANBI-website is bovendien nooit helemaal ‘af’. Er komen nieuwe jaarstukken, bestuursleden kunnen wijzigen, beleidsplannen worden vernieuwd en activiteitenverslagen moeten worden aangevuld.
Daarom bouwen wij onze websites voornamelijk met WordPress en kijken we vooraf welke onderdelen een stichting zelf wil kunnen beheren.
Wil je jaarlijks zelf het nieuwe jaarverslag plaatsen? Prima.
Wil je liever dat wij zorgen dat de website, documenten en techniek actueel blijven? Dat kan natuurlijk ook.
Het belangrijkste is dat vooraf duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.
Een nieuwe website voor jouw stichting?
We hebben de afgelopen jaren websites ontwikkeld voor verschillende stichtingen en maatschappelijke organisaties.
Daardoor weten we inmiddels dat een website voor een stichting vaak meer vraagt dan alleen een goed ontwerp. Van ANBI-publicatie en jaarstukken tot online formulieren, donaties, vrijwilligers, sponsoring en privacy: we kijken naar het complete plaatje.
Niet alleen naar wat er op een website móét staan, maar vooral naar wat de website voor de organisatie en haar bezoekers moet doen.
Heeft jouw stichting een verouderde website? Moet er een nieuwe website komen? Of wil je weten of de huidige website logisch is ingericht voor de ANBI-publicatieplicht?
Neem dan eens contact met ons op.
Dan bekijken we samen wat er nodig is.
Zonder ingewikkeld verhaal. Gewoon een website die past bij de organisatie én bij wat bezoekers ermee moeten kunnen doen.
